В данной статье расскажем, что представляет собой транспортная накладная, для чего и каким образом ее заполнять, как изменились требования к ней в 2023 году. 

Транспортная накладная: термин

Транспортная накладная — тип документа для фиксации условий грузоперевозки. Она содержит данные о транспортируемом товаре, грузоотправителе, грузополучателе, путях следования машины и других важных данных о перевозке.

Она содержит данные о способе оплаты, условиях транспортировки, страховании груза и иных деталях транспортировки. Этот документ является необходимым для оформления перевозки груза, поскольку без него доставка незаконна. 

Накладная служит доказательством того, что между перевозчиком и заказчиком был заключен договор перевозки, что важно в случае спорных моментов между участниками перевозки. Поэтому ее оформляют и подписывают все стороны транспортировки. 

Когда и для каких целей необходима транспортная накладная

Транспортную накладную оформляют при перемещении товаров на территории Российской Федерации в следующих случаях:

• при транспортировке товара от продавца к покупателю на собственном транспортном средстве; 
• при отправке товара транспортной компанией или сторонним перевозчиком;
• при вывозе товара за пределы РФ; 
• при возврате товара поставщику или продавцу.

Оформить транспортную накладную нужно по законам РФ. Ее главная цель — зафиксировать передачу товара от одного лица к другому и установить все условия перевозки.

Заполнение транспортной накладной важно для следующих целей:

1. Законность грузоперевозок. Правильно оформленная накладная является гарантией того, что транспортировка проходит в рамках закона.
2. Контроль груза. В накладной прописываются данные о числе, типе и особенностях груза, что позволяет его контролировать на всех этапах перевозки.
3. Расчет стоимости транспортировки. На базе информации из накладной рассчитывают стоимость оказания услуг транспортировки. 
4. Учет товаров. Это базовый документ для учета груза в бухгалтерии или на складе. 

Кто составляет транспортную накладную

Транспортную накладную может оформлять грузоотправитель или лицо, представляющее его интересы. В качестве представителя выступает транспортная компания или перевозчик. Иногда этот документ оформляет лицо, получившее груз. 

Важным условием оформления накладной является заполнение документа в нескольких экземплярах. Один вариант оставляет себе перевозчик, другой остается у отправителя, третий — у получателя.

Как заполнять транспортную накладную

Все поля в документе заполняются правильно и полностью. Ошибки могут привести к отказу в приеме товара или задержке его доставки. Необходимо проверять всю информацию, которая указывается в накладной. 

К основным правилам заполнения полей относятся: 

1. Вписать информацию в раздел 12 «Стоимость перевозки груза», чтобы сделать ее первичным документом учета. 
2. Соблюдать условия ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете. 
3. Можно не ставить печать в накладной, но ошибкой это не будет считаться. 
4. Прочерк ставят только тогда, когда информации для заполнения строки не существует. 
5. Разделы с пометкой «при необходимости» не нуждаются в обязательном заполнении.
6. Все изменения условий доставки не приравниваются к ошибкам. 

Что вписывает отправитель груза

Со своей стороны грузоотправитель должен выполнить следующие шаги для заполнения транспортной накладной: 

1. В шапке накладной указать дату ее составления, номер документа и экземпляра, вписать номер заявки.
2. Вписать сведения о грузоотправителе: полное название компании, адрес, данные ИНН, контактное лицо, телефон и электронную почту. Если был составлен договор экспедиции, отправитель груза — экспедитор (если груз принимают во владение) или владелец товара (в случае непринятия груза экспедитором или самостоятельной погрузки). Экспедитор должен вписать сведения в поле 1а. 
3. Указать информацию о грузополучателе: полное наименование компании, адрес, ИНН, место назначения, данные контактного лица, его номер телефона и электронную почту.
4. Указать сведения о грузе: название, точное число товаров, маркировка, тип упаковки, вес, объем. Данное поле заполняет человек, который загрузил товар в автомобиль. В нем можно не указывать объявленную ценность.
5. Заполнить поле 5. В нем указываются все требования к транспортировке товара — температура, информация об условиях карантина, санитарного режима и т.д. Прописывают контакты лиц, которые могут переадресовать груз, а также данные о маршруте и прибытии груза. 
6. Заполнить раздел 8. В нем должна быть вся информация о лице, который погружал товар, ИНН лица, владеющего погрузочным пунктом, адрес погрузки. Заверяется подписями грузоотправителя, водителя и человека, у которого товар забирают. 
7. Указать стоимость перевозки и условия оплаты. Этот раздел заполняют для использования накладной как документа учета. 
8. Подписать накладную и указать дату подписания.

Что заполняет перевозчик

Для заполнения транспортной накладной перевозчику необходимо выполнить следующие шаги:

1. Поставить подписи в поле 8 на этапе погрузки, на этапе разгрузки — в поле 10. 
2. Заполнить сведения о грузоперевозчике в поле 6: контактное лицо, ИНН, телефон для связи, удостоверение водителя. 
3. Привести данные об автомобиле в поле 7: тип автомобиля, его марка, описание вместимости, грузоподъемности и других характеристик. Также нужно выбрать вид владения транспортным средством. 
4. Заполнить пункты о стоимости транспортировки в поле 12. Указать цену услуги должен перевозчик без учета НДС, потом вписать налоговую ставку, величину налога для покупателя, общую цену транспортировки. Там же указывают реквизиты перевозчика и договора транспортировки. 

Что вписывает получатель груза

Со своей стороны грузополучатель должен выполнить следующие шаги:  

1. Вписать все данные в раздел 10 — дату и время, когда перевозчик прибыл на разгрузку, описать состояние товара, его упаковки и других составляющих, массу товара и число грузовых мест. 
2. Поставить подпись и вписать ФИО, должность получателя товара. 

Образец бланка транспортной накладной

Особенности в 2023 году

Транспортная накладная в 2023 году приравнивается к первичному учетному документу, при помощи которого можно подтвердить расходы на грузоперевозку. Но таким документом накладная становится только после заполнения раздела 12. 

Какие изменения произошли в разделах транспортной накладной в 2023 году: 

1. Сократилось количество разделов — с 17 до 12. 
2. Разделы 1, 1а и 2. Если одна из сторон — иностранная компания, то указывается не ее ИНН, а реквизиты, которые помогут распознать компанию и страну, где эта организация — резидент. Иностранные физические лица указывают не ИНН, а сведения о своей стране и документ, который удостоверяет личность. В поле 1а теперь есть реквизиты договора транспортировки. 
3. Раздел 3. Объявленная стоимость вписывается при желании. 
4. Раздел 4. Прописаны реквизиты для распознавания документации — ИНН, дата и номер договора, наименование и т.д. 
5. Раздел 5. Получил иное название. В нем теперь прописывают маршрут перевозки, дату и время получения товара, все данные людей, способных переадресовать груз. 
6. Раздел 6. Теперь нужно вписывать данные не ИНН, а водительского удостоверения. 
7. Раздел 7. Добавили два новых типа владения транспортным средством — использование на безвозмездной основе и совместно нажитое супругами имущество.
8. Раздел 8. Вписывают реквизиты человека, который погрузил товар в машину и ИНН того, кто владеет погрузочным пунктом. 
9. Раздел 9. Стал необязательным для заполнения. 
10. Раздел 10. Добавили реквизит описания обстоятельств, которые послужили причиной изменения времени и даты убытия
    /прибытия, состояния и других характеристик груза. 
11. Раздел 11. Нет изменений. 
12. Раздел 12. Указывают цену услуг транспортировки без налога, ставку по налогам, величину НДС, что предъявляют клиенту, цена транспортных услуг с учетом налога.