Транспортная накладная — это документ, в котором отражаются все условия грузоперевозки и соглашения, заключенные между отправителем и перевозчиком. Кроме этого, у транспортной накладной есть несколько важных назначений – она подтверждает законность перевозки, отражает размер расходов на перевозку и вместе с этим служит основанием для расчетов за предоставленную услугу доставки.

Отсутствие транспортной накладной может повлечь административную ответственность как для самого перевозчика, так и для инициатора процедуры перевозки. Ответственные лица могут понести наказание в виде письменного предупреждения или штрафа в размере 500 руб.

Правила заполнения транспортной накладной

Чтобы грамотно и корректно провести оформление документа, необходимо знать несколько нюансов:

Печать и подпись в транспортной накладной необязательна, однако ее наличие допускается при необходимости.
В случае, если для заполнения той или иной строки нет необходимой информации, можно поставить прочерк.
Разделы, на которых стоит пометка “при необходимости”, необязательны к заполнению.
Если в ходе заполнения транспортной накладной или по его завершению меняются условия транспортировки, например, адресат, необязательно заполнять новую форму документа. Все изменения отмечаются в разделе 9 “Переадресовка”.
Чтобы транспортная накладная выполняла также и функцию расчетного документа, подтверждающую сумму расходов на перевозку, необходимо заполнить раздел 12 “Стоимость перевозки груза”.

Транспортную накладную можно оформить и в электронном виде, и в печатном. Вещественная бумажная транспортная накладная заполняется в трех экземплярах на каждого из участников грузоперевозки: грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Вместе с этим каждая из сторон заполняет свою определенную часть транспортной накладной, составляющую один или несколько пунктов.

Транспортная накладная оформляется единовременно на одно единственное транспортное средство. В случаях, когда в транспортировке груза участвуют несколько автомобилей, необходимо оформлять документ на каждый из них.

Состав транспортной накладной

На 2023 год структура транспортной накладной состоит из десяти основных и трех дополнительных пунктов:

«Грузоотправитель» и 1а. «Заказчик услуг по организации перевозки груза (при наличии)».
«Грузополучатель».
«Груз».
«Сопроводительные документы на груз (при наличии)».
«Указания грузоотправителя по особым условиям перевозки».
«Перевозчик».
«Транспортное средство».
«Прием груза».
«Переадресовка (при наличии)».
«Выдача груза».
«Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков (при необходимости)».
«Стоимость перевозки груза (установленная плата) в рублях (при необходимости)».

Как правильно заполнить ТН: Грузоотправитель

Грузоотправитель заполняет пункты 1-5, 8, 11 и 12 транспортной накладной. Образец заполнения данного блока можно рассмотреть ниже

Пункт 1. Здесь необходимо заполнить шапку транспортной накладной. В случае, если заполнителем является юридическое лицо, необходимо указать реквизиты, наименование, адрес организации, ИНН и контактный телефон. Граждане должны указать ФИО, ИНН и номер личного телефона. Раздел 1а заполняется в том случае, если в перевозке груза участвует экспедитор и заполняется данными заказчика.

Пункт 2. Данная строка заполняется по аналогии с вышепредставленной, единственным отличием будет лишь то, что сюда необходимо вписать данные получателя груза.

Пункт 3. В данную строку вписывается вся доступная информация о перевозимом грузе. Часть полей остаются незаполненными, но по возможности оптимальным будет заполнить как можно больше. Температура хранения, данные о составе, хрупкости груза, рекомендуемое время перевозки – все это можно указать в пункте 3 “Груз”.

Пункт 4. В данный раздел вносятся данные о дополнительных сопроводительных документах к грузу: сертификат, счет-фактура, товарная накладная и т.д., если они есть.

Пункт 5. В случае, если для перевозки груза существуют особые условия или пожелания, вписать их для ознакомления перевозчика можно в данном пункте.

Пункт 8. В данном разделе заполняются данные сдающих и принимающих груз, точное время проведения погрузочных работ, а также ставятся утвердительные подписи.

Пункт 11. Данный пункт присутствует в транспортной накладной для заметок и возможных претензий у кого-либо из участников транспортной сделки. Соответственно, данная пустующая строка доступна для заполнения любой из трех сторон.

Пункт 12. Этот пункт заполняется в том случае, если транспортная накладная должна выполнять роль также и расчетного документа. Грузоотправитель может вписать сюда перевозочный договор, данные организации-отправителя груза или конкретного ее представителя.

Как правильно заполнить ТН: Перевозчик

Перевозчику предстоит заполнить не меньшую часть объема транспортной накладной, а именно пункты 6-12. Пример заполнения данного блока представлен ниже.

Пункт 6. В данном разделе заполняются точные и исчерпывающие данные о перевозчике: данные компании или ИП, предоставляющие услуги по перевозке, а также ФИО, ИНН и контактный телефон самого водителя.

Пункт 7. Седьмой пункт отведен для заполнения данных о автомобильном транспорте, участвующем в грузоперевозке: марка, грузоподъемность, вместимость, регистрационный номер и т.д.

Пункт 8. Данный раздел заполняется по факту приема груза перевозчиком и обозначает переход ответственности за сохранность и своевременную доставку груза на компанию-перевозчика.

Пункт 9. Сюда при необходимости можно внести информацию о смене условий доставки, в частности, о переадресовке.

Пункт 10. В данном пункте перевозчик оставляет отметку по завершению перевозки груза.

Пункт 12. При согласовании необходимости заполнения данного пункта грузоперевозчик вносит сюда следующие данные: реквизиты организации, оказывающей услуги по перевозке грузов, в которой он состоит, а также перевозочного договора и ответственных лиц.

Как правильно заполнить ТС: Грузополучатель

В зону ответственности грузополучателя входит лишь один пункт:

Пункт 10. Заполняется грузоперевозчиком совместно с водителем и в его присутствии, сюда вносятся данные о точном времени прибытия грузового транспорта и о времени его отъезда, о массе и состоянии прибывшего груза, а также о фактическом количестве грузовых мест.